Com a Reforma Tributária, a nota fiscal deixa de ser apenas o registro da prestação do serviço e passa a ocupar papel central na identificação da operação, na apuração dos novos tributos e na verificação dos créditos. Na prática, a qualidade dos dados do documento fiscal terá efeito direto sobre a rotina de faturamento e sobre o cumprimento das obrigações tributárias. Erros, portanto, podem custar caro às empresas, tanto em prejuízos econômicos como em conformidade fiscal.

Para debater este tema, o Conselho de Assuntos Tributários da Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP) reuniu, na última quarta-feira (30), representantes do setor produtivo, dos profissionais da contabilidade, autoridades do Comitê Gestor da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e), da Receita Federal do Brasil (RFB) e da administração tributária do município de São Paulo para discutir os prazos, as regras de validação e os impactos da Reforma Tributária sobre a rotina das empresas.

Participaram da reunião Alex Carneiro, presidente do Comitê Gestor da NFS-e; Thiago Rubio Salvioni, subsecretário da Receita Municipal de São Paulo; e Reynaldo Pereira Lima Junior, presidente da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon). O encontro foi mediado por Márcio Olívio Fernandes da Costa, presidente do Conselho de Assuntos Tributários, vice-presidente da FecomercioSP e presidente do Conselho Estadual de Defesa do Contribuinte de São Paulo (Codecon/SP).

As mudanças na NFS-e envolvem novos campos para o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e para a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), códigos, regras de validação e integração entre os emissores municipais e o ambiente nacional.

Aos contribuintes, é indispensável que as orientações sejam claras, consistentes e divulgadas com antecedência suficiente. As empresas precisam de tempo para atualizar sistemas, testar integrações, capacitar equipes e ajustar procedimentos, sem risco de interromper o faturamento.

Corrida contra o tempo

Segundo Carneiro, os sistemas estão agregando todas as informações dos municípios e dos Estados — tarefa difícil, pois nem todos os entes estão no mesmo patamar tecnológico. “O desafio é fazer todas as adaptações a fim de cumprir as exigências dentro do prazo do legislador. Há uma força-tarefa para adaptar os sistemas, que trabalharão, paralelamente, até 2032”, apontou o presidente do Comitê Gestor da NFS-e.

Além dos problemas da uniformização entre os entes, novos segmentos passarão a recolher CBS e IBS e precisam entrar no circuito, como os serviços imobiliários e condomínios.

“Trabalhamos com os setores que serão impactados pela incidência dos novos tributos que anteriormente não entravam, como as atividades de locação de imóveis e prestação de serviços condominiais. É uma nova realidade que exige adaptação de ambas as partes”, apontou Carneiro.

Confira, a seguir, o cronograma da NFS-e até 2027, conforme o plano de implantação, presente no Ato Conjunto 4/2026 do Comitê Gestor do IBS.

Sem punições em 2026

Um dos pontos centrais do debate foi a necessidade de um período de testes sem penalidades. De acordo com Carneiro, não haverá rejeição do documento que não constar os campos preenchidos para o IBS e a CBS neste ano, mas as empresas que descumprirem as regras deverão buscar a conformidade até a virada do ano, pois, a partir de 1º de janeiro, haverá sanções e rejeições.

Para os contribuintes detentores dos selos de conformidade fiscal, haverá comunicação prévia e prazo de 60 dias para regularização da situação fiscal sem incidência de multa de mora, conforme estabelece o Código de Defesa do Contribuinte. 

A adoção de regras de validação mais flexíveis e de mecanismos de acompanhamento dos contribuintes é um passo relevante. “Ainda assim, é importante que os prazos, as consequências de cada inconsistência e os procedimentos de regularização sejam comunicados de forma inequívoca, especialmente diante das diferentes etapas de implantação da nota fiscal”, apontou Costa.

O Conselho de Assuntos Tributários da FecomercioSP encaminhou à RFB e ao Comitê Gestor do IBS (CGIBS) propostas de aprimoramento dos regulamentos. Dentre elas, está a previsão de prazo mínimo de 90 dias para adaptação dos sistemas dos contribuintes antes de alterações técnicas nos documentos fiscais eletrônicos, além de que, durante o período de testes de 2026, a ausência, a omissão ou a incorreção no preenchimento dos campos não resulte em penalidades.

“Nossa sugestão é que eventuais inconsistências sejam objeto de monitoramento, com notificação prévia e prazo de 60 dias para regularização, preservada a espontaneidade”, afirmou o presidente do conselho. “A orientação e a possibilidade efetiva de correção são essenciais nesta fase de aprendizado”, ponderou.

A escolha de São Paulo

Os municípios podem escolher entre migrar completamente para a plataforma federal ou adaptar os próprios sistemas para se integrarem ao formato nacional. Esse último modelo foi o escolhido pela Fazenda do município de São Paulo e os contribuintes paulistanos continuarão emitindo a NFS-e pelo sistema paulistano, a chamada Nota do Milhão, já ambientada no sistema nacional.

“A decisão foi tomada pelo investimento feito na plataforma atual e pelo volume de contribuintes e montantes envolvidos. Diante de tantas mudanças e adaptações, a permanência em um sistema conhecido pode ajudar os empresários paulistanos na transição da Reforma Tributária”, afirmou Salvioni.

Assim, as empresas estabelecidas na capital paulista continuarão utilizando o sistema municipal, exceto aquelas optantes do Simples, que, a partir de 1º de novembro de 2026, deverão, obrigatoriamente, adotar o sistema nacional da NFS-e.

Calculadora oficial dos tributos

Durante a reunião, também foi apresentada a Calculadora de Tributos da Reforma, motor oficial desenvolvido pela RFB para automatizar a aplicação das regras do IBS e da CBS. 

O auditor da Receita, Ariel Bolzan Witczak, explicou que a ferramenta identifica alíquotas e reduções, além de validar classificações tributárias, gerar a memória de cálculo e verificar a conformidade dos documentos fiscais, apontando divergências e inconsistências entre os valores informados e aqueles apurados conforme a legislação. Integrada à plataforma da NFS-e, a solução poderá ser utilizada tanto por meio de um simulador online quanto incorporada aos sistemas contábeis e ERPs das empresas. A previsão é que, até dezembro de 2026, o motor alcance 100% de cobertura dos documentos fiscais vigentes. 

Witczak ressaltou que a ferramenta não se limita a calcular os novos tributos, sendo concebida para transformar divergências e inconsistências em informações estruturadas de conformidade. Isso permite identificar se o problema está no valor declarado, na qualificação dos envolvidos na operação ou no próprio preenchimento e na coerência do documento fiscal. 

Diálogo aberto

O contador tem papel fundamental na transição da Reforma Tributária, representando o elo entre a RFB e o CGIBS com os empresários, que precisam adaptar sistemas e toda a rotina fiscal. Entretanto, o presidente da Fenacon ponderou que a atuação dos contabilistas é impactada diretamente pelo nível de envolvimento dos empresários às regras impostas, sendo necessário um alto grau de compreensão do novo sistema.

“O Comércio já estava muito mais adaptado do que os Serviços, que sofreram uma verdadeira revolução. Por isso, o trabalho conjunto entre contadores e empreendedores é indispensável para compreender a nova dinâmica que se avizinha”, afirmou Lima.

Ainda de acordo com o representante dos contadores, existem muitos pontos que precisam ser esclarecidos e ferramentas que devem ser testadas para que as regras sejam cumpridas. “O tempo está correndo e o diálogo é o caminho para que a reforma seja aplicada corretamente”, ressaltou Lima.

O presidente do Conselho de Assuntos Tributários corroborou a visão de Lima sobre o alinhamento entre todos os atores do processo. “O diálogo de hoje mostra a importância de alinhar as regras tributárias, a infraestrutura tecnológica e a realidade de quem emite a nota fiscal. Para que a reforma reflita a simplificação, a transparência e a justiça fiscal — que motivou sua aprovação —, é necessário que prazos e regras sejam adaptadas à realidade dos contribuintes”, afirmou Costa.

O conselho da FecomercioSP seguirá acompanhando a implementação dos documentos fiscais eletrônicos e defendendo orientações tempestivas, prazos adequados de adaptação e um período de testes voltado para a correção de inconsistências.