Ao governo, Conselho de Comércio Eletrônico da FecomercioSP propõe que medida inclua a dispensa do Danfe impresso
(Arte: TUTU)

Um decreto presidencial recente define as técnicas e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, para que tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais. O decreto já está em vigor. Essa medida, em partes, vai ao encontro de proposta apresentada pela FecomercioSP ao Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz), mas a Entidade já apresentou outros pleitos para ampliar ainda mais essa digitalização, de forma a beneficiar o comércio eletrônico.

Essa determinação também já se aplica às empresas. A medida regulamenta um dispositivo presente na Lei de Liberdade Econômica (Lei de n.º 13.874/2019). Na prática, isso trará uma simplificação ao arquivamento de documentos, já que, a partir do momento em que já estejam digitalizados, as versões em papel poderão ser descartadas, com exceção dos documentos de valor histórico. Contudo, há várias regras às quais as empresas precisam estar atentas.

Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:

• a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado (não podem estar corrompidos e não podem ser alterados sem autorização);
• a rastreabilidade e a auditabilidade (exame/auditoria) dos procedimentos empregados;
• o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
• a confidencialidade, quando aplicável;
• a interoperabilidade (comunicação eficiente) entre sistemas informatizados.

O decreto define que, quando houver duas partes interessadas no documento, será válido qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e de confidencialidade dos documentos digitalizados, desde que haja comum acordo entre as partes.

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O decreto não se aplica a documentos nato-digitais (produzidos originalmente em formato digital), a documentos relativos às operações e transações realizadas no sistema financeiro, a documentos em microfilme, a documentos audiovisuais, a documentos de identificação e a documentos de porte obrigatório.

Quanto aos requisitos na digitalização que envolva entidades públicas, para que o documento digitalizado tenha efeitos legais e seja equiparado ao documento físico, deverá:

• ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
• seguir os padrões técnicos mínimos previstos (veja a primeira tabela no fim da página);
• conter, no mínimo, os metadados especificados (veja a segunda tabela no fim da página);

Responsabilidade pela digitalização

O processo de digitalização poderá ser realizado pela empresa que possui o documento físico ou por terceiros. Se esse trabalho for delegado a terceiros, a empresa que possuir o documento será responsável pela conformidade do processo, isto é, deverá se atentar a todos os procedimentos corretos para a digitalização.

Também devem ser levados em conta os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação vigente.

Descarte dos documentos físicos e preservação dos digitalizados

Se o processo de digitalização for feito conforme o que está estabelecido no decreto, o documento físico poderá ser descartado, exceto aqueles com conteúdo de valor histórico.

Esse armazenamento digital deve assegurar proteção contra alteração, destruição, contra o acesso e a reprodução não autorizados (quando for o caso). Lembre-se que é essencial indexar esses documentos com metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado e também a conferência do processo de digitalização adotado pela empresa.

Os metadados são dados estruturados que permitem que a empresa possa descrever, classificar e gerenciar documentos.

A preservação desses documentos digitalizados, sem valor histórico, só precisa atender ao prazo de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

Digitalização no e-commerce

A digitalização de documentos no processo de logística é uma proposta elaborada pelo Conselho de Comércio Eletrônico da FecomercioSP e entregue ao Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz). Recentemente, a Entidade junto com empresas que fazem parte do seu Conselho participaram de reunião com o Grupo de Trabalho Nacional do CT-e/MDF-e para detalharem o pleito.

A FecomercioSP entende que a proposta possibilitaria a eliminação de 16 documentos fiscais atualmente impressos em cada operação de compra e venda no e-commerce. Apesar de o decreto ser mais abrangente, essa otimização traria inúmeros benefícios ao varejo eletrônico, como redução de custos, diminuição da burocracia, aumento da produtividade e melhoria da eficiência na entrega dos produtos.

Segundo dados do Conselho de Comércio Eletrônico da FecomercioSP, empresas varejistas e transportadores gastam aproximadamente 83 dias por ano para a viabilização operacional relacionada a papel e documentação. Além da redução da burocracia, a eliminação da impressão de informações fiscais auxiliaria na proteção individual dos dados dos compradores constantes na nota fiscal anexada à encomenda.

A Federação ressalta que outros pontos precisam ser contemplados no âmbito da digitalização de documentos de forma a reduzir ainda mais a burocracia.  Nesse sentido, a Entidade encaminhou, recentemente, ao secretário especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital, do Ministério da Economia, Paulo Uebel, dois pleitos a serem considerados para o aperfeiçoamento do decreto. Confira:

1. Dispensa do Documento Acessório da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) Impresso: em 2019, a Secretaria da Fazenda e Planejamento de São Paulo (Sefaz), autorizou a dispensa da Danfe e permitiu seu envio por meio eletrônico ao consumidor final, mas essa simplificação só ocorre dentro do Estado e apenas se o consumidor concordar com a não impressão do documento. Os demais estados ainda exigem a afixação das notas fiscais com a declaração de conteúdo na parte externa das embalagens.

Tendo em vista que o comércio eletrônico ultrapassa limites geográficos, não se restringindo às vendas realizadas para as regiões de São Paulo, o Conselho propõe a dispensa do Danfe impresso – não apenas como uma opção do consumidor, mas que seja de forma obrigatória.

2. Concentração no MDF-e de todos os documentos fiscais emitidos no processo de logística, com assinatura do emitente efetuada de forma eletrônica (POD Digital) e a eliminação de todos os documentos acessórios: tal medida visa reduzir a burocracia; rapidez no embarque das cargas e na liberação das barreiras na fiscalização; geração de arquivo digital das informações; acesso do fisco, em tempo real, a toda a operação, o que aumenta o seu controle e simplifica as atividades do contribuinte, integrando a cadeia logística.

O MDF-e foi criado para simplificar o processo de logística de cargas. Com esse documento, é possível efetuar o rastreamento da circulação física da carga, identificar o responsável pelo transporte em cada trecho, consolidar as informações de carga acobertadas em apenas um documento, agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito, registrar as alterações e substituições das unidades de transporte ou de carga e de seus condutores, e efetivar o registro do processo logístico do início ao fim.

Padrões técnicos

Confira a seguir os padrões técnicos e metadados que devem ser aplicados para digitalização.