FecomercioSP dá 11 regras básicas para avaliar de forma mais clara as receitas e as despesas da empresa
(Arte: TUTU)

Misturar as contas pessoais e empresariais impede um cuidado melhor da saúde financeira da empresa, uma vez que essa confusão patrimonial dificulta a avaliação real dos resultados nos negócios e pode interferir na tomada de decisões. Apesar de empresas de médio porte (e até algumas relativamente grandes) também enfrentarem o problema de separar o que é da empresa e o que é do sócio, esse erro é mais comum nas micros e pequenas.

Um dos problemas da confusão entre bolso e caixa é que um empresário, MEI ou pequeno, pode achar que o negócio está indo muito além da realidade, deixando de avaliar outras opções de negócios. Isso é muito comum nos casos de pessoas desempregadas ou mal remuneradas que escolheram empreender e, de alguma maneira, começaram a ganhar mais na nova atividade do que na anterior. A tendência imediata é avaliar o negócio como de grande êxito, em vez de analisar os números de forma minuciosa. Ganhar mais do que no passado não significa necessariamente que o negócio esteja indo bem – ou, ao menos, tão bem como poderia.

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Um MEI que trabalhe com aplicativo de transporte pode ganhar mais do que na atividade anterior, mas, além do montante que entra na conta, precisa calcular o dinheiro mensal que deve ser separado para manutenção, depreciação do veículo, entre outros. O oposto também é realidade, e mais comum: o MEI ou pequeno empresário pode avaliar que a empresa vai mal, quando, na verdade, o negócio está indo bem.

Para se ter um panorama real da situação, a Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP) destaca ser necessário fazer anotações e cálculos que permitam, ao fim de cada semana ou mês, avaliar todos os aspectos do negócio.

Por exemplo, um MEI que trabalha com aplicativos de transporte deve listar alguns itens em um caderno, ou uma planilha de Excel, como no exemplo a seguir.

1 - Horário que começa a trabalhar.

2 - Horário que termina de atender.

3 - Quilometragem rodada, por dia, a trabalho.

4 - Quilometragem total rodada por dia.

5 - Gasolina gasta para rodar a trabalho apenas (não contabilizar o que se gasta de gasolina realizando outras atividades). O ajuste deve ser feito com base na proporção de quilômetros rodados para trabalho em relação ao total rodado.

6 - Manutenção: se o veículo for utilizado apenas para trabalho, 100% da manutenção devem ser imputados como custo. Se, por exemplo, o MEI roda 90% dos quilômetros a trabalho e 10% a lazer, ou para outras tarefas domésticas ou pessoais, o correto é anotar 90% dos gastos com manutenção incorporados para a empresa e 10% para a pessoa física do MEI.

7 - Seguros, taxas, impostos (IPVA) ou eventualmente valor do aluguel referentes ao veículo: mesmo critério de apropriação da manutenção, tendo como base a proporção de quilômetros rodados para trabalho.

8 - Alimentação ao longo da jornada de trabalho deve ser considerada como custo da empresa.

9 - Roupas exclusivamente utilizadas para o trabalho devem ser consideradas gastos da empresa;

10 - Gastos de celular: planos de dados e linha de telefone devem ser rateados entre o uso profissional e o uso doméstico. Esta fórmula é um pouco mais complexa, pois depende do plano e do uso de cada membro da família em planos familiares, por exemplo, mas é possível calcular com base nas horas trabalhadas em relação ao total de horas da semana, como um indicativo de custos a serem imputados à empresa.

11 - Receita total da empresa a cada dia ou semana.

Essas são 11 regras básicas que podem ser adaptadas para outros tipos de empreendimento para avaliar de forma mais clara as receitas e as despesas da empresa, bem como os custos da vida pessoal do MEI ou do pequeno empreendedor.

Com base nestas informações, é possível analisar se o MEI precisa trabalhar mais horas ou pode descansar mais; se o negócio é, de fato, viável; se pode ser expandido para outros membros da família; se os resultados líquidos entre receitas e despesas são bons; e se o dinheiro gasto com a família diariamente “cabe” na empresa – ou se falta contabilizar manutenção, depreciação, gasolina, alimentação, entre outros.

O ideal é que as anotações sejam diárias e, ao menos uma vez por mês, consolidadas. Após isso, faça uma análise crítica de todos esses números, possibilitando decisões estratégicas (sim, MEI pode e deve tomar decisões estratégicas), que vão desde mudanças de local de alimentação, de horários de trabalho ou de posto de gasolina (no caso do exemplo) até mudança de ramo. Decisões racionais precisam ser tomadas baseadas em dados – e, para isso use o Excel ou o caderninho.  

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