Assessora jurídica da FecomercioSP Sarina Sasaki abriu o seminário falando das questões jurídicas do eSocial
(Foto: Miguel Schincariol/Perspectiva)

O seminário "eSocial: principais aspectos e como se preparar", realizado pela Federação do Comércio de Bens Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP), com apoio do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas no Estado de São Paulo (Sescon-SP), nesta quinta-feira, na sede da Entidade, reuniu especialistas no assunto, em cinco painéis e apresentação de um caso prático.

A assessora jurídica da FecomercioSP Sarina Sasaki abriu o seminário falando das questões jurídicas do eSocial. "O sistema de escrituração digital das obrigações do empregador não traz nada novo. O que muda é a forma de registro e de envio de dados. O cronograma para prestar informações jurídicas, previdenciárias, de folha de pagamento e de medicina e segurança do trabalho terá de ser cumprido de maneira rigorosa", alertou.

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Questões que, hoje, não são obedecidas pela totalidade das empresas, como normas trabalhistas no prazo legal, cumprimento de cotas (de deficientes e de aprendizes) e Lei do Estágio, além de descumprimento da CLT, serão mais fáceis de serem detectadas, além da aplicação de multas.

Implantação do eSocial nas empresas
O auditor fiscal do trabalho no Ministério do Trabalho José Maia falou da necessidade de adaptação das empresas, em decorrência da facilidade de fiscalização da prestação de contas. "Essa será a principal mudança. As regras continuarão as mesmas. Quem informa corretamente, não sentirá tanto o impacto que o eSocial trará às empresas", explicou.

No atual cenário, as informações são prestadas muito tempo depois, perdendo detalhes. Com o eSocial, os dados precisam ter maior precisão, pois deverão ser transmitidos em tempo já determinado. Prestar informação errada não será mais possível.

Para Maia, os dois aspectos mais importantes da mudança é que as informações deverão estar corretas, obedecendo os cronogramas rigorosamente. "É preciso que cada setor faça a sua parte, formando grupos de implantação. Os layouts e manuais precisam ser de conhecimento desses grupos", reforçou.

Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb
O auditor fiscal da Receita Federal do Brasil, Samuel Kruger, chamou atenção para a resistência que o sistema sempre enfrentou, e isso é observado no baixo interesse das empresas em usar o simulador do eSocial, que, para Kruger, é uma simplificação da transmissão de dados.

"Por causa dessa resistência, percebemos que o ambiente de testes está subutilizado. Convido vocês a utilizar essa possibilidade, que foi criada para reduzir as dificuldades de implantação do sistema. A prestação de dados incorretos, como informar que a empresa é classificada como Simples Nacional quando, na verdade, ela é lucro presumido, pode gerar multas, que, por sinal, não são novas. A diferença é que a conferência de dados será bem mais fácil, fazendo com que essas incorreções venham à tona com mais facilidade", ressaltou Kruger.

Aspectos do FGTS no eSocial
A analista da centralizadora nacional de operações para o empregador da Caixa, Marilandi Pereira, tratou das questões recorrentes quanto aos dados fornecidos sobre o FGTS. O desligamento do funcionário vai exigir mais atenção, já que o sistema não permite avançar caso haja dados incompletos. A partir do momento em que o desligamento do trabalhador for informado, será gerada a guia do FGTS automaticamente.

No ambiente destinado à Caixa é preciso informar diversos dados para normalizar a situação da empresa em relação ao trabalhador que deixará o quadro de funcionários. "Essa área permite a emissão de guias atrasadas em uma única. Também é possível fazer pagamentos parciais. Quitar somente os débitos que estejam dentro das possibilidades financeiras da empresa no momento", explicou Marilandi, mostrando todos os caminhos que deverão ser percorridos para informar os processos relativos à Caixa.

O papel dos contadores no eSocial
O diretor administrativo da Associação das empresas de serviços contábeis do Estado de São Paulo – Aescon/Sescon, Alexandre de Carvalho, reforçou a ideia de mudança de cultura para o cumprimento das responsabilidades de todos os envolvidos, seja na empresa, seja nas assessorias contábeis.

"Acho primordial termos uma lista de atividades e de responsáveis, para haver a conclusão de todas as tarefas no tempo correto. Esse papel não será mais somente do departamento pessoal. Outros setores precisam se adaptar", destacou. Para ele, o treinamento das equipes da assessoria contábil e da empresa é imprescindível para o registro correto dos dados.

Carvalho também chamou a atenção para o uso de processos no envio de informações. Um dos passos mais importantes, para ele, é a conferência antes do envio, já que a constatação de erros é muito comum.

O mapeamento dos processos e a conscientização de todos os envolvidos, por parte do contador, serão funções importantes desse profissional. "A mudança de cultura é imprescindível. O 'jeitinho' e as informações de questões retroativas não vão mais funcionar. Os prazos não mudam, mas, ao modificar a cultura de postergar o registro de informações, na prática, dará a impressão de que eles foram reduzidos."

Ele também recomendou algumas medidas: pequenas e microempresas (PMEs) não deixem para cumprir as fases um e dois junto com a três, em novembro deste ano; revisão do contrato de prestação de serviços, com novas atribuições para alguns colaboradores, mesmo que isso implique aumento de remuneração; e cuidados com o certificado digital, que dá acesso aos dados de folha de pagamento.

Case de implantação do eSocial
Os processos de implantação do eSocial na Leão, Alimentos e Bebidas, do grupo Coca-Cola Brasil, foram detalhados pela supervisora de recursos humanos da empresa, Andrea Scotton. Ela contou que a ideia de começar a treinar equipes para usar o eSocial surgiu em 2012. No começo, não houve apoio, mas ela decidiu treinar sua equipe. Algum tempo depois, alertando para os prejuízos e as multas às quais a empresa estaria sujeita – caso a Leão não estivesse pronta, no momento de implantação do sistema –, ela conseguiu adesão de todos.

O Comitê do eSocial na empresa tem nove áreas envolvidas, com três pessoas de cada área. "Precisamos ter as áreas cobertas. Se uma pessoa está em férias, precisamos ter quem cumpra essas tarefas", explicou.

Atualmente, cem por cento dos funcionários estão cientes do cumprimento de prazos para entrega de documentação pessoal e atestados médicos no RH, e os gestores estão engajados em cumprir e divulgar as ações necessárias para o uso correto do eSocial.

Para ela, a conscientização da empresa e das pessoas de que o não cumprimento de registros e prazos traz prejuízos a todos é um dos principais argumentos para conseguir a adesão necessária para a implantação do eSocial e o cumprimento das obrigações após a implantação total do sistema.

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