Implantação do sistema vai atingir mais de 40 milhões de trabalhadores e 8 milhões de empresas
(Arte: TUTU)

O eSocial é uma nova forma de registro de eventos trabalhistas que vai beneficiar as empresas que já cumpriam com a legislação antes da implantação do sistema. Atualmente, o Estado fiscaliza apenas 3% das empresas, e o aumento na transparência das ações por meio do eSocial vai aumentar a percepção de risco e uma consequente necessidade de as empresas que não seguem as exigências se adaptarem à legislação vigente.

O sistema integra um projeto do Sistema de Escrituração Pública Digital (Sped) e vai atingir mais de 40 milhões de trabalhadores e 8 milhões de empresas, entre grandes, micros, pequenas e microempreendedores individuais (MEIs) que tenham ao menos um funcionário. Fazem parte dessa gama de trabalhadores os celetistas, os estatuários, os autônomos, os avulsos, os cooperados, os sem vínculo, os estagiários etc.

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“O modelo proposto é melhor que o atual, pois não cria nenhuma nova obrigação, mas padroniza e elimina a multiplicidade dos dados prestados, além de melhorar a qualidade da informação. É uma forma nova de cumprir com as obrigações previstas na lei”, afirma o auditor fiscal do Trabalho no Ministério do Trabalho (MTb), José Alberto Maia.

Antes do eSocial, as empresas prestavam a mesma informação diversas vezes. A data da admissão, por exemplo, é registrada na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), no Livro de Registro de Empregados (LRE), na Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) e no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged). Depois da plena implantação do eSocial, cada informação será passada apenas uma vez.

Essa implantação é composta por cinco fases, e o cumprimento dos prazos para enviar cada informação deve ser seguido rigorosamente. Terão de ser enviados dados pessoais dos trabalhadores e informações trabalhistas e contratuais, como nomes, documentos, cargo, funções, horários e outros itens que façam parte do cadastro principal do colaborador; eventos como avisos de férias, atestados de saúde, acidentes de trabalho, desligamentos e a folha de pagamento (tudo que foi pago ao colaborador).

“Hoje, as informações são prestadas em um momento muito posterior ao do registro dos fatos. A maioria das informações tem de ser prestada até o fechamento da folha. A informação tem de chegar a tempo para fazermos o melhor uso dela”, explica Maia.

O eSocial começou a ser implantado em janeiro de 2018 para as grandes empresas, aquelas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. Elas foram as primeiras a fazer uso do sistema. A implantação nas empresas privadas com faturamento anual inferior a R$ 78 milhões teve início em julho deste ano. Já para micros e pequenas empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões e MEIs – e que integram o grupo 2 –, a obrigatoriedade do cumprimento da primeira e segunda fases foi prorrogada de julho para 1º de novembro, conforme decisão do Comitê Gestor do eSocial. Para essas empresas, a adesão ao sistema antes de novembro é facultativa. Os órgãos públicos formam o grupo 3, com início de adesão em janeiro de 2019.

O projeto inicial começou no fim de 2010 com o objetivo específico de substituir a GFIP e a folha de pagamento. Esse escopo cresceu com os ingressos do Ministério do Trabalho, da Caixa Econômica Federal (CEF) e do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

“A entrada desses entes permitiu a ampliação para todos os eventos que acontecem na vida do trabalhador, e isso propiciou que fosse substituída uma gama de diversas obrigações. Com isso, o projeto passou a ser muito mais abrangente e importante”, lembra Maia.

Apesar de ser um projeto de construção coletiva, todos os entes preservam suas atribuições e competências. “Não é porque o assunto é o eSocial que é de todo mundo. Se a empresa está tratando de uma informação que é de competência da Receita, vai ser na Receita que a empresa vai encontrar a solução para a questão, e assim por diante” detalha.

Reforma Trabalhista
A assessora jurídica da Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP) Sarina Sasaki Manata lembra que o eSocial foi criado por decreto em 2014 e sua implantação foi adiada diversas vezes por causa da complexidade do sistema. Ainda assim, o sistema sofreu alterações mesmo após o início da implantação, como a criação do quarto grupo criado para o segurado especial e o pequeno produtor rural.

Outra mudança que levantou dúvidas sobre a adaptação das empresas ao eSocial foi a Reforma Trabalhista, aprovada em 2017 pelo Senado. Apesar das dúvidas iniciais, especialmente por parte das pequenas empresas, Maia afirma que a reforma resultou em poucas mudanças no projeto e esclarece que o eSocial não modifica as leis trabalhistas existentes. “Ele [o eSocial] apenas faz o registro dos fatos”, diz.

A reforma mudou, por exemplo, a remuneração da hora extra e do banco de horas, além de permitir o parcelamento de férias em até três períodos anuais. Sobre a jornada de trabalho, o texto reconhece a jornada 12×36, e os modelos de trabalho intermitente (períodos nos quais a prestação de serviços, com subordinação, não é contínua), autônomo e teletrabalho (conhecido como “home office”), entre outras alterações.

Time eSocial
Para implantar o sistema com mais facilidade, Maia sugere a criação de um grupo específico nas empresas. Esse time deve englobar pessoas de diversos setores. O projeto impacta de maneira expressiva na forma de trabalhar nas áreas contábil, fiscal e de segurança. O auditor fiscal do MTb ressalta que o eSocial não cria multas para quem não seguir a legislação e diz que as penalidades são as mesmas existentes hoje.

“Não adianta ser só com o pessoal do departamento pessoal ou de saúde e segurança do tabalho (SST). Tem de envolver todo mundo, porque todo mundo vai ter de prestar informação no tempo hábil, e se uma parte falhar, o eSocial falha. É preciso conhecer o sistema e adaptar os processos para que funcionem da maneira adequada, sobretudo as áreas mais desarticuladas, que trabalham quase de maneira independente”, alerta Maia.