Primeira fase do programa será implantada gradualmente até janeiro de 2019, quando os entes públicos usarão o sistema
(Arte: TUTU)

A partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) será estendida para todos os empregadores, independentemente do valor do faturamento da empresa.

É o início da utilização da plataforma por micros e pequenas empresas e microempreendedores individuais (MEIs) que possuam empregados. Essas empresas integram o segundo grupo do programa e vão cadastrar informações do empregador e tabelas nessa fase, que é a primeira de um total de cinco.

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O mesmo procedimento foi feito no começo de 2018 pelas empresas que fazem parte do grupo 1, que são as que tem faturamento anual superior a R$ 78 milhões. Agora, em julho, as grandes empresas devem fazer a substituição da Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) e a compensação cruzada. A primeira fase do eSocial será implantada gradualmente até janeiro de 2019, quando os entes públicos aderirem ao sistema.

Em virtude da importância do programa, a Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP) publica matérias para manter o empresário informado sobre as obrigatoriedades e as datas do cronograma. Para o vice-presidente da Entidade, Ivo Dall’Acqua, a informação é a melhor maneira para a Entidade auxiliar os empresários nessa adaptação e evitar que eles recebam infrações por descumprimento das exigências.

“No eSocial, os fatos têm de ser acompanhados em tempo real. Acidente de trabalho, em caso de morte, deve ser informado no dia do ocorrido, e férias devem ser notificadas com 30 dias de antecedência no sistema. A plataforma impõe uma mudança de hábito que deve ser incorporada pelas empresas. Nada pode ser deixado para depois”, ressalta Dall’Acqua.

O auditor fiscal gerente dos projetos eSocial e EFD-Reinf no âmbito da Receita Federal, Samuel Kruger, afirma que os dados referentes a primeira fase do programa são importantes na apuração de tributos e devem ser analisadas com critério antes de serem incluídas no sistema.

“As tabelas a serem preenchidas antecipam informações que serão usadas no registro do trabalhador. É importante que as empresas deem grande atenção à qualidade da informação que será prestada”, afirma.

O presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas no Estado de São Paulo (Sescon-SP), Márcio Shimomoto, acredita que poucas entre as pequenas e médias empresas estão avançando como deveriam para a entrada no eSocial em julho de 2018.

Ele enxerga com certa preocupação a estrutura das micros e pequenas empresas para atender às obrigações da plataforma do governo. Normalmente, essas empresas são atendidas por escritórios de contabilidade – o que as difere das grandes empresas, que transmitem as informações diretamente.

No caso das empresas atendidas por uma empresa de contabilidade, os dados são passados da empresa original para a de contabilidade e, depois, elas seguem para o ambiente do eSocial.

“Essa triangulação preocupa porque dependemos da estrutura e dos processos feito dentro das empresas pelos clientes, para uma estrutura boa de software das empresas de contabilidade, para que o eSocial possa ser transmitido de uma forma adequada”, explica.

Essa estrutura deve ser levada em conta para que o empresário fique alerta e atento às normas e datas. Embora esse período de adaptação seja trabalhoso, vale destacar que o eSocial foi criado para desburocratizar a administração de informações relativas aos trabalhadores.

Ele unifica a comunicação de 15 obrigações e transmite ao Fisco informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, folha de pagamento, comunicação de dispensa e acidente de trabalho, informações sobre o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), entre outras.

O cronograma contempla três grupos (grandes empresas, demais empresas privadas e entes públicos), sendo que cada um tem cinco fases. Quando totalmente implementado, o eSocial reunirá informações de mais de 47 milhões de trabalhadores dos setores público e privado do País.

Confira a seguir o cronograma de implantação:

Grupo 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões
Fase 1: janeiro/2018 – apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
Fase 2: março/2018 – nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
Fase 3: maio/2018 – torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
Fase 4: julho/2018 – substituição da Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) e compensação cruzada.
Fase 5: janeiro/2019 – na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Grupo 2 – Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados)
Fase 1: julho/2018 – apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
Fase 2: setembro/2018 – nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
Fase 3: novembro/2018 – torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
Fase 4: janeiro/2019: – substituição da Guia de informações à Previdência Social (GFIP) e compensação cruzada.
Fase 5: janeiro/2019 – na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Grupo 3 – Entes públicos
Fase 1: janeiro/2019 – apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros de empregadores e tabelas.
Fase 2: março/2019 – nesta fase, entes passam a ser obrigados a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos). Ex.: admissões, afastamentos e desligamentos.
Fase 3: maio/2019 – torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
Fase 4: julho/2019 – substituição da guia de informações à Previdência (GFIP) e compensação cruzada.
Fase 5: julho/2019 – na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.