Departamento de recursos humanos, administrativo e o de tecnologia devem alinhar informações
(Arte TUTU)

Por Deisy de Assis

Até o ano que vem, todas as empresas terão de encaminhar, em tempo real, as informações trabalhistas de seus funcionários. Isso se dará por meio do sistema online eSocial. Para especialistas, a nova obrigatoriedade fiscal exige uma verdadeira mudança de cultura no cotidiano administrativo.

“Isso porque as companhias precisarão alterar as rotinas de recursos humanos, de tecnologia e de gestão financeira”, argumenta o presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas no Estado de São Paulo (Sescon-SP), Márcio Shimomoto.

Agilidade na comunicação

A alteração na dinâmica dos processos será significativa no caso das pequenas e médias empresas, uma vez que as companhias menores geralmente utilizam serviços contábeis terceirizados para o repasse de informações ao fisco.

Sócio-proprietário da Contábil Guararapes, associada da Rede Nacional de Contabilidade (RNC), Antonio Sofia diz que essa comunicação precisará ser intensificada. “Antes, se um funcionário entrava de férias, por exemplo, a empresa informava dias depois ao contador. Com o eSocial, o aviso precisa acontecer imediatamente, pois as falhas de dados podem levar a erros e autuações”, explica.

E as mudanças também demandarão empenho das contabilidades. No caso da Guararapes, a estratégia foi o estreitamento da parceria com a prestadora de serviço de tecnologia e o agendamento de reuniões com todos os clientes, a fim de esclarecer a importância da rápida troca de informações. “A mudança dos processos nas pequenas e médias empresas se dará empenhando ao administrativo a mesma disciplina dedicada à produção.”

No caso das grandes empresas, as que atuam com infraestrutura tecnológica própria, por exemplo, precisarão pensar em adaptação de softwares e capacitação de profissionais. Da mesma forma, os departamentos administrativo e de recursos humanos deverão otimizar a transmissão de informações trabalhistas da equipe, para que imediatamente os dados sejam registrados no eSocial.

“Tais mudanças vão acarretar custos e a reorganização na gestão financeira também é crucial”, diz Shimomoto.

Entenda o eSocial

Para empregados domésticos, o eSocial já está em vigor. Para as demais categorias, existem dois prazos: até setembro deste ano, para empresas que faturaram R$ 78 milhões ou mais em 2014; e adesão até janeiro de 2017 para as demais.

O eSocial é um sistema online criado pelo governo federal para unificar o envio de informações trabalhistas pelo empregador (pessoa física ou jurídica) de seus funcionários. Entre os dados estão férias, afastamentos, aposentadorias, demissões e contratações, além das obrigações decorrentes, como folha de pagamento e recolhimentos vinculados.