O prazo de guarda dos documentos de uma empresa depende do tipo – se é tributário ou trabalhista –, e da norma legal que exige sua exibição, especialmente para fins de fiscalização e cobrança de eventual dívida. 

Documentação tributária
Com relação aos tributos federais, inclusive contribuições previdenciárias, o período fixado está relacionado com o prazo de decadência e prescrição, previstos nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN), respectivamente. 

Decadência é o decurso do prazo de cinco anos que o Fisco tem para constituir o crédito tributário, mediante notificação de lançamento ou auto de infração. Já a prescrição é o período de cinco anos para cobrar judicialmente o tributo devido, ou seja, o limite para propor a ação de execução fiscal. Tais prazos são importantes, pois decorrido o tempo, o crédito tributário será extinto (art. 156, v, do CTN) e, portanto, o Fisco não poderá mais exigi-lo do contribuinte. 

Livros obrigatórios
Referente aos livros obrigatórios e comprovantes de lançamentos, a legislação também remete aos prazos decadencial e prescricional, conforme três artigos de legislação específica. 

O artigo 195, parágrafo único, do CTN, estabelece que livros obrigatórios de escriturações comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados devem ser mantidos até que ocorra a prescrição. 

Já o artigo 1.194 do Código Civil define que o empresário e a sociedade empresária são obrigados a guardar toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência. 

Por sua vez, o artigo 37 da Lei nº 9.430/1996 impõe que os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, devem ser conservados até que aconteça a decadência. 

Documentos trabalhistas
Devem ser mantidos pelo prazo de cinco anos para trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho, nos termos do artigo 7º, XXIX, da Constituição Federal, e artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Entretanto, considerando que contra o menor de 18 anos não corre prazo prescricional, em atenção ao artigo 440 da CLT, o início da contagem do prazo de guarda deve começar quando o trabalhador menor completar 18 anos de idade. 

Prazos para o FGTS
Quanto ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o artigo 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990 determina o prazo de 30 anos para conservar os documentos. Já o Supremo Tribunal Federal, última instância do Judiciário, pacificou o entendimento de que tal período é inconstitucional e deve prevalecer o prazo de cinco anos. 

Documentação previdenciária
Apesar de o artigo 45 da Lei nº 8.212/1991 - que estabelecia o prazo decadencial de dez anos - não estar mais em vigor, ainda podem ser encontrados nas normas previdenciárias prazos com o mesmo período. 

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